Aunque el Instituto Colegiado de Relaciones Públicas (Reino Unido) detectó que el vínculo con los medios informativos ocupa hoy el cuarto lugar en importancia entre las actividades de Relaciones Públicas, la gestión de entrevistas con líderes de opinión, sigue siendo una de las tácticas clave de gran relevancia para el posicionamiento de cualquier marca y sus respectivos voceros.
Es así que, si una organización tiene actividad de Relaciones Públicas y con ello, los objetivos de aumentar su visibilidad ante stakeholders, optimizar su reputación, comunicar con efectividad y proyectar confianza; requiere de voceros o speakers dispuestos a ser entrevistados, con la habilidad y talento para transmitir de manera adecuada, el concepto y valores de la marca o institución.
Digamos que, aunado a la experiencia profesional que ameritan sus cargos, contar con características que los destaquen como buenos voceros, es también prioritario, pues a fin de cuentas, ellos hablarán en nombre de la compañía a la que representan, incluso en tiempos de crisis. Pero, ¿de qué características hablamos exactamente? ¿cuáles son esos atributos extra necesarios para representar a nuestra empresa, ante medios informativos? Smartup te lo explica a continuación:
1. Tiene algo qué decir en el momento adecuado. Esto porque, de entrada, conoce a profundidad sobre lo que es su empresa, los objetivos de la misma, cómo los logra, cuál es su rol en el mercado y además, tiene visión total de la industria. Su ojo experto sabe conducirlo hacia esos temas en que se posará la atención y claro, se mantiene actualizado sobre lo que sucede en su ramo, así como de los sectores relacionados a él.
De ahí que sean -por lo general-, los fundadores y CEO´s los que lleven esta responsabilidad, pues dado que se trata de directivos altamente comprometidos, suelen evidenciar su pasión por el proyecto, un rasgo capaz de contagiar y convencer a quien se ponga frente a él. La tarea de vocerías, también puede turnarse a determinados directivos de áreas estratégicas, dependiendo de la coyuntura, de modo que no hay que escatimar en brindarles una capacitación de Media Training.
Asimismo, evita hacer gala de tecnicismos o jergas elaboradas que confundan al público. Si desconoce sobre cierto tópico, no miente al respecto y se compromete a investigar. Además, está al día con información de fuentes de primer nivel como consultoras, noticias y estudios de su campo de acción; algo que generará credibilidad y confianza.
2. Se comunica fluidamente. Tanto de manera escrita como verbal y no verbal; de forma precisa y concreta. Esto, derivado de la correcta jerarquización de los mensajes clave, pero también, de inteligencia emocional según la ocasión.
Si bien, los profesionales en Relaciones Públicas están -entre otras cosas-, para guiarlos sobre la jerarquización de mensajería, son los voceros quienes mejor que nadie tienen la claridad total de lo que quieren transmitir, así como el pulso de aquello que puede ser de interés para sus diferentes audiencias.
3. Comprende sobre medios informativos. Entiende a los medios y respectivas audiencias en aspectos como especialización, ideología y hasta intereses económicos. De ser posible, sigue en redes sociales a sus interlocutores mediáticos y hasta a periodistas clave.
Previo a sus entrevistas, se prepara con el material brindado por su equipo de Relaciones Públicas para tener claros los puntos que se desean conocer y objetivos que se buscan alcanzar. Dependiendo de la sensibilidad del tema, verificar con los equipos de comunicación que no haya inconveniente para dar a conocer cierta información.
4. Es empático y cauteloso. Pues al responder los cuestionamientos, por más ríspidos que puedan ser, se conduce con respeto, tranquilidad y autocontrol. Lleva la conversación con cautela y actúa con pertinencia, como el momento lo amerite.
Evita dar declaraciones que comprometan a su institución e incluso, actos que puedan derivar en una crisis para la compañía y que afecten su reputación. Para refutar información incorrectas, hacer precisiones o aclaraciones respetuosamente y no entrar en discusión con el periodista sobre tópicos negativos.
5. Involucra a su equipo de Relaciones Públicas en momentos clave. Ese importante departamento está ahí no solo en momentos de crisis y eventos de lanzamiento; también para dar a conocer anuncios importantes relacionados con el mercado, la industria y tendencias que pueden anticiparse a las necesidades de sus públicos objetivos, más que imponer su producto o servicio.
Como se aprecia, la vocería es una responsabilidad que requiere de preparación, talento y conocimiento, además de compromiso con la compañía, transparencia y por supuesto, de skills que deben practicarse de manera constante. Los expertos en Relaciones Públicas que pueden prepararte a ti y a tu equipo como excelentes voceros, los encuentras en Smartup ¡no dudes en contactarnos!